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Troisième cycle de subventions
Fonds des Nations Unies pour la démocratie
Guide pour les propositions de projet
Troisième cycle de subventions
10 novembre-31 décembre 2008
Sommaire
Ce guide décrit la procédure de présentation des propositions de projet dans le cadre du troisième appel à candidatures lancé par le Fonds des Nations Unies pour la démocratie (FNUD). Son objectif est d’aider les candidats à présenter leur demande de subvention et préparer leur proposition de projet et, de ce fait, d’aider le Fonds à retenir les projets les plus appropriés, en conformité avec les orientations du Conseil Consultatif du FNUD. Pour ce faire, le guide établit: ¾ Les procédures et le calendrier pour la présentation de propositions et pour la décision des ¾ Les critères d’éligibilité pour les bénéficiaires ¾ Les activités éligibles ¾ Les critères de sélection ¾ Les obligations des bénéficiaires en matière de valorisation et de visibilité d’une ¾ Les différents types de projet au regard de leur portée géographique (projets-pays, projets ¾ Les arrangements de gestion possibles (CSOP et CSOP+EA) ¾ Les obligations en matière de suivi, de préparation de rapports, et d’évaluation; et ¾ L’engagement de transparence et d’assistance du secrétariat du FNUD envers les candidats. Guide du FNUD 2008 pour les propositions de projet Troisième cycle de subventions

1. Présentation du FNUD

Lors du Sommet mondial tenu en septembre 2005 au Siège des Nations Unies à New York, les Chefs d’Etat et de Gouvernement ont réaffirmé leur engagement de promouvoir la démocratie et les droits de l’homme en acceptant la proposition « d’établissement d’un Fonds pour la démocratie aux Nations Unies1» (ci-après, le FNUD). L’objectif premier du FNUD est de renforcer la voix de la société civile et de garantir la participation de tous les groupes aux pratiques démocratiques. Le Fonds complète les efforts actuellement déployés par l’ONU pour renforcer et étendre la démocratie partout dans le monde et finance des projets pour le renforcement du dialogue démocratique et le soutien aux processus constitutionnels, le renforcement de la société civile, notamment de la participation des femmes, l’éducation civique et l’inscription sur les listes électorales, l’accès du public à l’information, les droits à la participation et à l’état de droit en faveur de la société civile, la transparence et de l’intégrité. Le FNUD est un Fond d’affectation établi au moyen de contributions des Etats Membres, et placé sous l’autorité du Secrétaire Général. Le Fonds opère à travers son Conseil consultatif, composé de représentants des Etats Membres au niveau des ambassadeurs ou d’envoyés spéciaux par les capitales, d’universitaires éminents et de responsables internationaux des organisations de la société civile. La participation aux activités du FNUD revêt un caractère prestigieux et confère à ses bénéficiaires la reconnaissance de leur engagement dans la promotion des valeurs démocratiques. 2. Mandat du FNUD
Le FNUD finance des projets principalement mis en œuvre par les organisations de la société civile ainsi que par des institutions constitutionnelles indépendantes, et des organisations régionales et internationales. Le FNUD entend soutenir des initiatives tournées vers l’action pour produire des résultats et améliorations tangibles en matière de démocratisation et de respect des droits de l’homme sur le terrain, traduisant ainsi le concept de « démocratie » en solutions pratiques pour que chacun puisse faire entendre sa voix et ses choix. Les projets financés par le FNUD seront mis en œuvre sur une période de deux ans, principalement au niveau des pays, et particulièrement dans les pays les moins avancés et les pays à revenu faible ou intermédiaire. Le FNUD subventionnera également un nombre plus limité de projets globaux ou régionaux promouvant la démocratie (cf. § 5.1). Les critères d’éligibilité sont détaillés à la section 5. 1 Paragraphe 135. Document final du Sommet mondial de 2005, A/RES/60/L1*, 24 octobre 2005 Guide du FNUD 2008 pour les propositions de projet Troisième cycle de subventions
3. Domaine
d’application
Ce guide décrit la procédure de présentation d’une candidature pour l’obtention d’une subvention du FNUD. Le principe de base qui sous-tend l’approche en deux étapes de cette procédure, et en particulier de la première étape (appel à candidatures), est de permettre aux parties intéressées de voir leurs projets inscrits sur une liste restreinte en fournissant l’information de base dont le FNUD a besoin pour atteindre une décision de principe. Le FNUD ne demandera aux candidats d’investir le temps et les ressources nécessaires à la production d’un document de projet détaillé que dans le cas où leur proposition de projet est sélectionnée (la deuxième étape). Ce guide sera revu régulièrement à l’occasion des appels à candidatures successifs lancés par le Fonds, en vue de prendre en compte les meilleures pratiques et les leçons tirées de l’expérience. Pour plus ample information, prière de visiter le site internet du FNUD à http://www.un.org/democracy.fund Procédure de présentation des propositions de projet
4.1 Calendrier
ligne du logiciel de présentation des propositions de projet 31 décembre 2008 Date limite pour la présentation des propositions de projet Clôture logiciel de présentation des propositions de projet en ligne Date limite fixée au Bureau du FNUD pour arriver à une « liste restreinte longue » Date limite fixée au CENU et aux Coordonnateurs Résidents pour faire des remarques Date limite fixée au Conseil Consultatif pour adopter une liste restreinte Date limite fixée pour informer les Missions permanentes des projets inscrits sur la Date limite pour les recommandations du Conseil Consultatif au Secrétaire Général Demande aux candidats sélectionnés de présenter un document de projet Date limite pour la présentation des documents de projet détaillés Approbation des projets par le Bureau du FNUD et commencement des versements fin septembre 2010 Date limite pour la présentation des rapports à mi-parcours fin septembre 2011 Date limite pour la présentation des rapports finaux fin novembre 2011 Date limite pour la présentation des états financiers certifiés 2 La période de mise en œuvre des projets sera, par défaut, de 24 mois à compter de la date du versement de la première tranche de la subvention par le Bureau du FNUD. Guide du FNUD 2008 pour les propositions de projet Troisième cycle de subventions
4.2 Appel à candidatures
Le troisième cycle de subventions du FNUD commencera au moment du lancement de l’appel à candidatures, le 10 novembre 2008. La date limite pour la présentation des propositions de projet sera le 31 décembre 2008. Les organisations souhaitant obtenir une subvention du FNUD devront consulter le site Internet du Fonds où elles pourront compléter leur(s) proposition(s) de projet sur un logiciel en ligne. Un descriptif des informations requises par le système de formulation de propositions de projet en ligne (OPPS) est annexé à ce document (cf. Annexe 1). Les candidatures seront acceptées par l’OPPS seulement durant la période de l’appel, c’est- à-dire du 10 novembre au 31 décembre 2008. Les candidatures doivent être soumises en ligne au
31 décembre 2008 au plus tard. Le Fonds n’acceptera pas les propositions soumises par courrier
électronique, courrier ordinaire, fax, valise diplomatique, remise par messager ou toute autre voie.
Les candidatures ne peuvent être présentées qu’en anglais ou en français, les deux langues de
travail de l’ONU. Un courrier électronique de confirmation sera envoyé accusant réception de la
candidature. Le Bureau du FNUD entrera en communication directe avec le candidat dans
l’éventualité où des informations complémentaires seraient nécessaires.
4.3 Décision d’attribution des subventions
Les projets proposés seront évalués par le Bureau du FNUD, présélectionnés par le Conseil des Experts des Nations Unies (CENU) du Fonds, en consultation avec les Coordonnateurs Résidents des Nations Unies, et examinés par le Conseil Consultatif du FNUD. Le Conseil consultatif soumettra au Secrétaire général une recommandation concernant l’attribution des subventions et celui-ci décidera en dernier ressort de leur octroi. Les décisions de subvention des projets seront considérées adoptées « en principe ». L’approbation finale dépendra de la finalisation d’un document de projet détaillé dans les six semaines qui suivent la notification de l’approbation de principe. Le non-respect de ce délai entraînera l’annulation de « l’approbation de principe ». Une prolongation de ce délai pourra être exceptionnellement accordée par le Bureau du FNUD dans le cas de projets particulièrement complexes. Début juin 2009, tous les candidats retenus dans la liste restreinte recevront notification de leur succès à l’adresse électronique indiquée dans leur candidature, sauf avis contraire publié sur le
site internet du FNUD. Le FNUD ne dispose pas des ressources nécessaires pour informer
individuellement les candidats malheureux.


Troisième cycle de subventions
4.4 Propositions retenues et documents de projet détaillés
Les propositions retenues en principe pour une subvention du FNUD devront être développées en documents de projet détaillés (complets) et satisfaire aux normes habituelles des bonnes pratiques internationales avant de recevoir l’approbation finale requise pour le versement. Les documents de projet devront suivre le format du FNUD tel qu’indiqué dans le ‘‘Guide pour les documents de projet – troisième cycle de subventions”, qui sera disponible sur le site internet du FNUD avant notification de la liste restreinte. Un document de projet détaillé contiendra au moins les informations suivantes : • Une page de garde avec un sommaire du projet, indiquant le budget total, les autres sources de financement et leur montant (un modèle sera mis à disposition par le FNUD); • Une analyse de situation, y compris les leçons tirées d’expériences antérieures ou les efforts parallèles dans le même secteur, pays ou région, qui développera la section « problème abordé » de la proposition de projet initiale; • Les objectifs du projet et une description des activités prévues; • Une évaluation des risques, qui exprimera le niveau d’engagement des autorités • Des informations sur la méthodologie avec laquelle le projet est développé et le processus de consultation employé pour sa finalisation; • Un cadre logique avec des indicateurs de performance et d’impact, un plan de travail biennal avec indication des dates limites pour l’exécution des activités et les coûts de ces activités (c.à.d. budget des activités) ; • Un budget fonctionnel (par ressources) annuel détaillé pour l’ensemble de la période, avec l’indication des autres organisations de financement auxquelles la proposition a été ou sera présentée; • Une stratégie de communication qui prendra en compte les engagements vis-à-vis du FNUD en matière de visibilité (cf. §4.5) ; • Les procédures légales, de gestion et de mise en œuvre avec les noms et détails sur les principales personnes en charge du projet proposé, la manière dont le bénéficiaire entend s’acquitter de la gestion financière et du suivi et évaluation, et une proposition de stratégie d’évaluation. Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Le candidat transmettra son document de projet détaillé au secrétariat du FNUD par courrier électronique à l’adresse democracyfund@un.org avant la date limite indiquée dans le calendrier (cf. §4.1). Le défaut de soumission du document de projet détaillé dans le délai imparti pourra entraîner l’annulation de la subvention attribuée. 4.5 Valorisation et visibilité
Les bénéficiaires de subventions du FNUD devront se conformer aux « normes de valorisation et de visibilité des subventions accordées par le FNUD », accessibles sur le site internet du Fonds. Ces normes garantissent que les projets totalement ou partiellement financés par le FNUD manifestent visiblement l’appui des Nations Unies. Elles concernent l’identité visuelle et écrite du FNUD et s’appliquent aux supports écrits et électroniques ainsi qu’aux matériels de présentation, bannières, invitations, signes, plaques et tous objets et matériel acquis avec la subvention du FNUD ou produits dans le cadre d’un projet subventionné par le FNUD. 4.6 Propositions non retenues
Les organisations dont les candidatures ne seront pas approuvées ne recevront pas de notification individuelle. Ces organisations sont encouragées à visiter de nouveau périodiquement
le site internet du FNUD afin de s’informer des nouveaux appels à candidature. Les candidats qui
n’auront pas reçu une réponse positive à la fin du mois de juin devront considérer que leur
demande n’a pas été sélectionnée, sauf avis contraire publié sur le site internet du FNUD.
5.
Critères d’éligibilité
5.1 Cadre géographique des projets : global/régional/pays
Le FNUD sollicitera des propositions de projet qui se situent dans un seul pays, ou bien dans plusieurs États spécifiés d’une région ou sous-région, ou bien d’agir au niveau global. Le FNUD réservera au moins 70 % de ses ressources programmables dans chaque cycle de financement à des projets se situant dans un seul pays et n’en affectera pas plus de 30 % des ressources programmables à des projets globaux/régionaux. 5.2 Durée des projets et montants attribués
En principe, les subventions du FNUD seront accordées à des projets de deux ans. Cependant, le FNUD acceptera pleinement que la mise en œuvre de projets puisse être réalisée avec succès en moins de deux ans. Le montant des subventions ne correspondra pas nécessairement à la totalité du montant demandé. Il sera en principe compris entre 50 000 USD et 500 000 USD par projet. A l’expiration de la période de mise en œuvre du projet, il sera demandé aux bénéficiaires de restituer au FNUD le reliquat non utilisé de la subvention. Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
5.3 Bénéficiaires éligibles
Les institutions suivantes sont éligibles pour une subvention du FNUD :
(1) Les organisations de la société civile et les organisations non
gouvernementales3 engagées dans la promotion de la démocratie4 et considérées
comme les bénéficiaires prioritaires du FNUD.
(2) Les institutions constitutionnelles indépendantes : ceci comprend les
commissions électorales, les médiateurs, les commissions nationales des droits de l’homme et les autres organes indépendants de gouvernance, pour des propositions de projet facilitant l’inclusion de la voix de la société civile. (3) Les entités, organisations et associations mondiales et régionales autres que
l’Organisation des Nations Unies, pour des propositions de projet qui renforcent la voix de la société civile. 5.4 Pays prioritaires et équilibres régionaux
Le Fonds considérera les propositions émanant de tout pays, tout en donnant une nette préférence à celles provenant des pays et régions où les difficultés démocratiques sont les plus sévères et critiques, tels que les Etats émergeant d’un conflit violent, les démocraties nouvelles ou restaurées, les pays les moins avancés (selon le classement officiel de l’ONU-OHRLLS), les pays à faible revenu (les économies à faible revenus selon le classement de la Banque Mondiale sur la base du produit national brut par habitant) et les pays à revenu intermédiaire (les économies à revenus intermédiaires faibles et intermédiaires moyen, idem). 3 L’accréditation auprès de l’ONU n’est pas une condition nécessaire pour faire acte de candidature à une subvention du FNUD. 4 Le FNUD ne considérera pas les propositions de projet qui soutiennent un membre, affilié ou représentant d’une organisation qui défend ou fait l’apologie de l’utilisation de moyens violents dans l’action politique, en général, et du terrorisme dans toutes ses formes et manifestations, en particulier tel que décrit dans le Document final du Sommet mondial de 2005 (§81). Conformément à la résolution 1996/31 du Conseil économique et social de l’ONU (ECOSOC) relative au statut consultatif des ONG, ainsi qu’aux critères établis par le Département de l’information de l’ONU pour les ONG associées, le FNUD exigera que ces organisations poursuivent des objectifs en conformité avec l’esprit et les principes de la Charte des Nations Unies. L’organisation de la société civile (OSC) doit être dûment constituée au niveau national ou international; et idéalement elle devrait avoir une trajectoire satisfaisante de collaboration avec les organisations du système des Nations Unies sur le terrain, le PNUD, un Centre d’information des Nations Unies ou d’autres agences ou départements du système des Nations Unies. L’OSC doit avoir des statuts ou des règles qui établissent un processus transparent pour la prise de décisions, pour l’élection de ses responsables et des membres de son équipe de direction. Elle aura un siège établi avec un responsable identifié. L’OSC devra enfin être habilitée à s’exprimer et à agir au nom de ses membres à travers ses représentants autorisés. Il appartiendra aux OSC candidates de faire la preuve qu’elles respectent ces critères. Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Le FNUD aspire à atteindre un équilibre régional satisfaisant dans l’attribution des subventions, et considérera chaque proposition de projet sur la base de ses propres mérites. Le FNUD encourage les OSC locales à présenter des candidatures de haute qualité.
5.5 Activités Appropriées
Les activités suivantes sont appropriées pour être subventionnées par le FNUD : (a) Renforcement du dialogue démocratique et appui aux processus
constitutionnels : ceci inclut les activités qui renforcent les interfaces entre les
populations (spécialement les groupes marginalisés) et leurs gouvernements, les
activités qui promeuvent un dialogue national, la démocratie et la réconciliation
entre diverses communautés et acteurs.
(b) Renforcement de la société civile, y compris le renforcement de la
participation des femmes: ceci inclut les activités qui renforcent les capacités de
participation de la société civile dans les processus démocratiques, y compris les
fédérations ou plateformes d’organisations, et les interfaces institutionnelles entre
la société civile et l’Etat.
(c) Education civique et inscription sur les listes électorales : ceci inclut les
activités qui renforcent la participation de la population aux processus électoraux au niveau national et local, en ciblant particulièrement les groupes marginalisés. (d) Accès des citoyens à l’information : ceci inclut des activités telles que le
renforcement du cadre juridique de l’accès a l’information; l’extension de l’accès du public aux informations fournies par les services gouvernementaux; la consolidation des capacités des médias à servir de véhicule de l’information démocratique; et l’augmentation du pluralisme des sources d’information publiques et privées. (e) Droits à la participation et à l’état de droit en appui à la société civile : ceci
inclut l’appui aux activités qui renforcent les droits à la participation, aussi bien que les activités de promotion de l’accès à la justice pour les groupes marginalisés. (f) Transparence et intégrité : ceci inclut l’appui aux organisations et aux
institutions de surveillance publiques et privées, notamment aux organisations de la société civile et aux ONG, ainsi qu’aux médias, qui travaillent à renforcer la transparence et l’intégrité dans la gestion des affaires publiques. Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
5.6 Critères d’évaluation
Les projets seront évalués et sélectionnés sur la base des 10 critères suivants :
Le projet promeut les objectifs du FNUD; Le projet s’appuie sur l’avantage comparatif des Nations Unies; Le projet encourage la participation des secteurs marginalisés; Le projet renforce l’égalité entre des genres; Le projet présente un fort potentiel de réalisation ; Le porteur du projet peut se prévaloir d’une solide expérience ; Le projet est techniquement viable dans sa conception et sa présentation. Le projet optimise au mieux les ressources financières. 10. Le projet présent un fort potentiel de durabilité au-delà de la durée du projet. 5.7 Considérations additionnelles
(a) Relations entre la société civile et les institutions gouvernementales : le Fonds porte un
intérêt spécial à la promotion d’échanges plus ouverts et à l’établissement de meilleures relations entre les organisations de la société civile et les institutions de gouvernance, qu’il s’agisse des instances gouvernementales ou des institutions constitutionnelles indépendantes. Le Fonds cherche à soutenir les projets qui visent un tel objectif. (b) Genre/femmes : toutes les candidatures doivent explicitement indiquer les considérations
du genre du projet et expliquer en que la participation accrue des femmes au processus de démocratisation est un effet escompté du projet. (c) Inclusion et participation des secteurs marginalisés et des groupes vulnérables de la
société : les propositions devront indiquer explicitement comment ces groupes seront les
bénéficiaires immédiats du projet ou comment ils seront inclus dans les activités du projet.
(d) Affiliations professionnelles et/ou coopération avec des associations, des organisations
ou des réseaux régionaux ou globaux : les propositions doivent indiquer les affiliations
et/ou coopérations du candidat qui pourraient être utiles au FNUD la sélection du projet.
Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Le FNUD cherche à collaborer avec des organisations qui possèdent une solide expérience en matière de gestion de projets semblables, ainsi qu’une longue tradition d’appui aux valeurs démocratiques, mais aussi à soutenir les organisations émergentes qui ont mis au point de solides systèmes de gestion et de solides relations de travail avec d’autres organisations. Le FNUD se réserve le droit de demander des informations supplémentaires aux organisations qui n’auraient pas d’expérience préalable en matière de gestion de subventions et/ou de partenariats avec les organisations du système des Nations Unies ou d’autres organisations dispensant des subventions. (e) Coopération Sud-Sud : Le FNUD encourage les projets qui utilisent au maximum les
ressources locales et régionales, et qui opèrent un transfert de connaissances et de solutions entre des pays partageant une expérience comparable ou similaire. (f) Types de dépenses et d’activités non prioritaires : le FNUD ne considérera pas comme
prioritaires les projets poursuivant les objectifs ci-après: ¾ Initiatives qui n’ont pas trait au renforcement de la démocratie ¾ Initiatives comblant un déficit de financement pour des activités en cours ¾ Activités qui peuvent être soutenues par d’autres sources de financement (par exemple, les fonds thématiques fiduciaires ou le Fonds de Consolidation de la Paix) ¾ Activités dont une partie importante du budget couvre des dépenses institutionnelles courantes et/ou des frais de personnel, des frais de voyage et/ou des services de conférences ¾ Projets centrés en premier lieu sur la recherche ¾ Activités où la proportion des achats de matériel utilitaire est trop élevée par rapport 5.8 Arrangements de gestion et agents d’exécution
Les candidats peuvent choisir entre différents types d’arrangements de mise en œuvre pour l’exécution des projets du FNUD : 1) Projets mise en œuvre par une OSC sans agent d’exécution (CSOP). Ce sont des
projets où l’OSC ou tout autre candidat n’est pas partenaire d’un agent d’exécution. L’OSC est responsable de la gestion d’ensemble du projet et doit s’acquitter de toutes les responsabilités substantielles et financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’établissement de rapports et d’évaluation. Lors du Deuxième cycle de financement du FNUD, la grande majorité des propositions ont choisi cette option.
2) Projets mise en œuvre par une OSC avec un agent d’exécution (CSOP+EA). Ce
sont les projets où le candidat agit en partenariat avec un agent d’exécution qui Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
supervise et suive la réalisation du projet, et tient le rôle d’agent de supervision pour le FNUD. L’OSC ou tout autre candidat est responsable de l’obtention des résultats du projet. L’Agence d’exécution est responsable de la supervision du projet et doit s’acquitter des responsabilités financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’évaluation et de rapport. Le FNUD n’a pas de préférence entre ces deux types d’arrangements de mise en
œuvre. C’est le candidat qui décide de travailler ou non avec une Agence d’exécution. Les
Agences d’exécution peuvent être des agences de l’ONU, des institutions intergouvernementales
ou régionales, ou encore des ONG et OSC de plus grande envergure, bien établies au niveau
international. Si un candidat décide de travailler avec une Agence d’exécution, il doit demander
au préalable l’accord de l’Agence d’exécution avant de soumettre sa proposition, et doit indiquer
dans celle-ci les coordonnées détaillées de la personne dont il a obtenu l’accord.
L’Agence d’exécution pourra retenir 5% du budget du projet au titre de ses frais d’administration pour la supervision du projet, sous réserve de toute autre recommandation du FNUD. Cette somme doit couvrir le coût des services financiers, contractuels, d’évaluation et de rapport, ainsi que de tous les autres services convenus dans le cadre du projet. Dans les deux cas, l’OSC ou tout autre candidat sera autorisé à inscrire au budget du projet ses frais de gestion du programme (i.e. salaires, missions, loyers, équipements de bureau), selon les usages locaux et en conformité avec les meilleures pratiques internationales en la matière. Le FNUD s’attend à ce que ces coûts soient modestes car ceux-ci influenceront l’examen de la proposition de projet en vertu du critère d’examen « Optimisation des ressources » (voir § 5.6). 5.9 Suivi, établissement de rapports et évaluation

Suivi
Le suivi des activités de projet s’effectuera de plusieurs manières. Tous les candidats doivent
suivre leurs propres activités. En outre, si le projet est CSOP + EA, tous les agents d’exécution
seront responsables du suivi du projet et de la présentation des rapports. Si le projet est CSOP, le
FNUD nommera des agents de suivi qui observeront les objectifs intermédiaires du projet. Une
information plus complète sur ces objectifs intermédiaires sera communiquée durant la phase
d’élaboration du document de projet. Enfin, le FNUD suivra les projets en examinant les rapports à
mi-parcours et les rapports intérimaires et, à l’occasion, effectuera aussi des visites de suivi.
Établissement de rapports
Tous les projets seront tenus de présenter des rapports narratifs et financiers à mi-parcours et
finaux. Ces rapports seront considérés comme une forme d’information publique. Les formats et
directives concernant le rapport à mi-parcours et le rapport final destinés au FNUD et les guides
détaillées correspondants seront disponibles sur le site internet du FNUD. Tous les rapports
financiers doivent inclure un état financier certifié ou ayant fait l’objet d’un audit, indiquer le
montant de l’intérêt gagné sur les fonds reçus du FNUD, faire apparaître tous les fonds reçus
d’autres sources par le récipiendaire pour des activités complémentaires et montrer la
Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
correspondance entre les dépenses et, d’autre part, les activités et objectifs intermédiaires. Des
détails plus complets seront fournis aux candidats sélectionnés dans le “Guide pour les documents
de projet – troisième cycle de subventions”.

Évaluation
Tous les projets doivent comporter une proposition de stratégie d’évaluation qui sera exposée plus
en détail dans le document de projet.

Pour les projets CSOP, le FNUD se réserve le droit de nommer des agents de suivi et des
évaluateurs et rémunérera leurs services sur les fonds qui ont été retenus pour chaque projet. Le
FNUD peut à sa discrétion utiliser ces fonds à toute autre fin y relative ou assimilée. Le candidat
coopérera avec les agents chargés du suivi nommés par le FNUD, sera responsable de collecter
l’information de base et les formulaires d’évaluation des activités tout au long du projet et, en cas
de demande, prendra les dispositions nécessaires en vue d’une évaluation indépendante dont le
coût sera imputé sur les fonds du FNUD.
Pour les projets CSOP + EA, l’Agence d’exécution prendra les mesures nécessaires pour
l’évaluation et en examinera la portée avec le FNUD avant de l’entreprendre.
10% du budget alloué au projet (dans la limite de 25,000 $ US) seront retenus au titre du suivi et
de l’évaluation. Pour les projets CSOP + EA, ces 10 % serviront à payer les frais généraux
d’administration (ce qui inclut le suivi, l’établissement de rapports et l’évaluation) et le solde sera
utilisé par le FNUD pour une évaluation par une tierce partie, qui peut s’avérer nécessaire aux fins
d’une évaluation comparative ou thématique.
6. Transparence et assistance aux intéressés
Le secrétariat du FNUD s’engage à offrir une assistance ponctuelle, fiable et courtoise. Bien que le Fonds ne puisse pas assister directement les candidats dans la formulation des propositions de projet ou l’établissement des rapports, le secrétariat du FNUD s’efforcera néanmoins de répondre, dans les meilleurs délais, aux questions qui lui seront adressées. Il veillera à ce que toutes les directives, procédures et autres documents d’orientation soient disponibles sur le site internet du FNUD, en temps voulu et dans un format d’utilisation facile. Le FNUD veillera en tout cas à fournir toutes les informations pertinentes sur son site internet concernant le cycle et le processus d’évaluation. Le FNUD appliquera également une politique de pleine transparence sur les projets approuvés. Au cours du processus de sélection, les informations relatives aux candidatures seront communiquées au Bureau du FNUD, au CENU, aux Coordonnateurs Résidents des Nations Unies et au Conseil Consultatif du FNUD. Une fois la liste restreinte établie par le Conseil Consultatif, les informations de base sur chaque proposition seront communiquées, par courtoisie, aux Missions Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Permanentes des Nations Unies dans le pays où le projet doit se situer. Une fois le document de projet approuvé, l’information concernant les projets qui reçoivent une subvention Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Système de formulation de propositions de projet en ligne (OPPS)
Le Système de formulation de propositions de projet en ligne (Online Project Proposal System -
OPPS) est un système de candidature en ligne qui permet aux bénéficiaires potentiels d’une
subvention de soumettre leur candidature au FNUD par voie électronique. Il est accessible sur le
site internet du FNUD: www.un.org/democracyfund. La présente annexe décrit la procédure de
formulation de propositions de projet pour le troisième appel à propositions du FNUD, que toute
personne intéressée devra suivre et compléter en ligne. Toutes les propositions doivent être
formulées en anglais ou en français.
Les candidatures peuvent être soumises seulement au moyen de notre OPPS. Les candidatures
soumises par e-mail, envoi postal, fax, valise diplomatique ou de l’ONU, messager ou tout autre
conduit NE SERONT PAS considérées.
Prière de noter ce qui suit:
• Les champs ne peuvent accueillir qu’un nombre limité de caractères. Vous devez
présenter votre information sur le projet de manière claire et concise. Par exemple, le sommaire du projet ou les activités de projet doivent être précisés de manière succincte et cohérente. En remplissant le formulaire, prière de veiller à ne pas dépasser le nombre de caractères autorisés, sous peine de voir votre texte mutilé. Ceci nuirait considérablement à la qualité de votre proposition. • Tous les champs affectés du symbole (*) doivent être obligatoirement remplis. • L’OPPS a une fonction de sauvegarde qui vous permet de commencer à rédiger, puis sauvegarder le texte de votre candidature pour le poursuivre ultérieurement. Une fois le texte de la candidature est sauvegardé, vous recevrez un courrier électronique avec toute l’information nécessaire pour accéder à nouveau au système de candidature en ligne et continuer à travailler sur votre candidature avant de la soumettre. Sauver le texte de votre candidature ne revient pas à la présenter au FNUD. Votre
candidature est soumise au FNUD quand vous cliquez les boutons “Revoir et soumettre” à
la fin du formulaire. Vous recevrez un courrier électronique de confirmation aussitôt après
avoir soumise votre candidature. Ce courrier électronique contiendra le numéro de reçu de
la candidature. Si vous ne recevez pas ce courrier électronique dans les 48 heures qui
suivent la présentation, contactez-nous à democracyfund@un.org
• Vous ne pouvez pas modifier une candidature après l’avoir soumise. Vous serez en
mesure de voir la candidature soumise seulement pendant la période de l’appel à
candidatures (10 novembre-31 décembre 2008). Pour cette raison, le FNUD vous
Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
recommande de garder une copie de votre proposition de projet. Le FNUD ne renverra pas aux candidats les propositions soumises. Contenu du formulaire de candidature
1. Information sur le candidat
1. Nom de l’organisation ou entité présentant la proposition 2. Type d’institution 3. Nom, titre et information de contact de la personne responsable de l’organisation 4. Nom, titre et information de contact de la personne responsable du projet 5. Expérience antérieure 6. Affiliations ou coopération avec des organisations/associations nationales ou internationales (tant formelle qu’informelle) 7. Première présentation de proposition ou candidat ayant déjà postulé/ ayant obtenu une subvention lors de cycles antérieurs du FNUD 2. Information sur le projet
1. Titre du projet
2. Lieu de mise en œuvre du projet
3. Résumé du projet
4. Durée
5. Montant demandé
6. Contribution du candidat (en espèces ou en nature)
7. Secteur d’activité
8. Considérations de genre
9. Groupes marginalisés ou vulnérables

3. Description du projet
1. Problème à résoudre 2. Objectifs du projet 3. Principales activités 4. Produits/résultats 5. Effet/impact 6. Suivi et Evaluation 7. Aspects novateurs 8. Durabilité de l’initiative/du projet 9. Pour quoi le FNUD? Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
4. Information sur les partenaires
1. Y a-t-il un Agence d'exécution pour ce projet? Si oui : 1.1 Nom de l’Agence d’exécution 2. Y a-t-il un/des partenaire(s) de mise en œuvre de ce projet? Si oui, prière de fournir des détails. 3. Autres bailleurs et montants de leurs contributions 5. Budget
Tous les budgets seront exprimés en dollars US et doivent contenir uniquement des sommes arrondies à l’unité. Le FNUD exige deux types différents de budget : A) Un budget par activité (voir le premier modèle de budget) avec estimation générale des coûts pour chaque activité principale financée par le FNUD. Un maximum de 15 activités peut être indiqué; B) Un budget additionnel fonctionnel indiquant les ressources devant être financés par le FNUD (voir le deuxième modèle de budget). Les deux budgets comportent une ligne budgétaire où 10 % du montant total des coûts estimatifs du projet sera retenu par le FNUD pour couvrir le suivi et évaluation. Pour les propositions dépassant 250 000 dollars USD, un maximum de 25 000 dollars US. sera retenu. Pour les projets d’une OSC en collaboration avec une agence d’exécution, les 10 % couvriront les frais de gestion administratifs de l’agent d’exécution (qui représentent en général 5 % du montant total des coûts estimatifs du projet). Cette commission doit couvrir tous les services financiers, contractuels, d’établissement de rapports et autres services convenus. Le solde sera utilisé par le FNUD pour toute évaluation supplémentaire par une tierce partie, qui pourrait être requise dans le cadre d’une évaluation comparative ou thématique. Pour les projets exécutés par une OSC avec ou sans agent d’exécution, l’agence de mise en œuvre est autorisée à imputer directement sur le budget de projet des frais de gestion de programme raisonnables et modestes (coûts indispensables à l’exécution du projet, comme la rémunération du personnel, les frais de voyage, les loyers, les fournitures de bureau, etc.) dont il est prévu qu’ils resteront une part modeste du projet. Les budgets font partie de la candidature et prennent la forme suivante : Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions

Échantillon de budget du FNUD par activité2
Description de l’activité
en dollars US.
Activité 1
P. ex. cours de formation pour les femmes conseillères au Activité 2
P. ex. campagne d’éducation des électeurs ciblant les jeunes Activité 3
P. ex. élaboration de matériel de plaidoyer/diffusion (DVD, Activité 4
P. ex. rencontre des parties intéressées pour formuler des recommandations sur les mesures visant à autonomiser les jeunes Activité 5
P. ex. production de programmes de radio/TV Activité 6
Activité 7
Coût total estimé pour la mise en œuvre du projet (TPIC)
Suivi et évaluation, frais
d’administration de l’Agence merci de se référer au Guide pour les propositions de projet
d’exécution (jusqu’à 10% du pour des détails additionnels sur la manière de calculer ce
TPIC) 1
Montant total de la subvention demandée3 0
1- Pour des détails additionnels (p. ex. sur le type de ressources ou sur la manière de calculer la composante de S&E), prière de se référer au Guide pour les propositions de projet disponible sur le site internet du FNUD. 2- Dans le budget par activité, les coûts de réalisation du projet (salaires, coûts d’appui au programme …) doivent être inclus. 3- Le total des deux budgets doit être identique. 4 - Les coûts d'audit ne s'appliquent qu'aux projets CSOP car dans les projets CSOP+EA ces coûts sont couverts par les frais d'administration de l'Agence d'exécution Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Échantillon de budget du FNUD par ressources
Description
Montant en dollars
ressources
Salaires
personnel professionnel du projet (employés nationaux et internationaux) et consultants Note: les coûts relatifs au personnel administratif ne doivent pas figurer ici mais dans la catégorie relative aux frais de gestion du programme Frais de voyage voyage et indemnités journalières de subsistance (repas et hébergement) pour
l’équipe de direction du projet Note: les voyages et per diem des participants participant à un atelier, une formation ne doivent pas figurer ici mais dans la catégorie relative aux ateliers etc. Services
services commerciaux (traduction, fournisseurs) contractuels
Formation et
location de locaux, rafraîchissements, banderoles, interprétation, frais de voyage, ateliers
hôtels et repas, ressources, y compris ressources humaines Voyages d’étude Location de locaux, rafraîchissements, banderoles, interprétation, frais de
voyage, hôtels et repas, ressources, y compris ressources humaines Équipement et
équipement de technologie de l’information, équipement d’appui au projet (p. matériel du
Coûts du pr
Diffusion
publications, brochures, matériel imprimé, site internet papeterie, communications, frais postaux, messagers, combustible, assurance, contrats d’entretien, frais de location, équipements collectifs certification de rapports sur l’utilisation des fonds par un auditeur/comptable Coûts d’appui au coûts administratifs modestes (y compris assistants d’administration,
programme de
coordination du programme et préparation de tous les rapports) l’agent de
réalisation
Coût total estimé pour la mise en œuvre du projet (TPIC)
Suivi et évaluation, frais
d’administration de
merci de se référer au Guide pour les propositions de projet pour des détails l’Agence d’exécution
additionnels sur la manière de calculer ce montant (jusqu’à 10% du TPIC)
1
Montant total de la subvention demandée3 0
1- Pour des détails additionnels (p. ex. sur le type de ressources ou sur la manière de calculer la composante de S&E), prière de se référer au Guide pour les propositions de projet disponible sur le site internet du FNUD. 2- Dans le budget par activité, les coûts de réalisation du projet (salaires, coûts d’appui au programme …) doivent 3- Le total des deux budgets doit être identique. 4 - Les coûts d'audit ne s'appliquent qu'aux projets CSOP car dans les projets CSOP+EA ces coûts sont couverts par les frais d'administration de l'Agence d'exécution Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008 Troisième cycle de subventions
Annexe II
Engagements
Il sera demandé aux candidats d’indiquer leur engagement à : • Développer un document de projet dans le temps imparti en suivant les instructions du «Guide du FNUD pour les documents de projet détaillé – troisième cycle» • Respecter les «Normes de valorisation et de visibilité du financement du FNUD» dans toutes les activités et produits du projet si une subvention leur est octroyée • Fournir un rapport à mi-parcours et un rapport final sur le fond des activités (qui comprendront un processus de rétro-information participatif faisant intervenir toutes les principales parties intéressées au programme), des états financiers annuels vérifiés ou certifiés, et veiller ou participer à une évaluation appropriée du projet conformément aux normes de suivi et évaluation établies qui figurent dans le Guide pour les propositions de projet et dans les Directives du FNUD pour le suivi, l’évaluation et l’établissement de rapports. • Prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter les évaluations et les audits requis par le FNUD ou une tierce partie en son nom. Dans le cas des OSC, les engagements additionnels suivants seront requis par la même procédure: • Avoir des statuts ou des règles qui établissent un processus transparent pour la prise de décisions, pour l’élection de ses responsables et membres de son équipe de direction. L’organisation devra avoir l’autorité de parler et agir au nom de ses membres à travers ses représentants habilités et identifiés. • Ne fournir aucun appui à un membre, affilié ou représentant d’une organisation qui défend ou fait l’apologie de l’utilisation de moyens violents dans l’action politique, en général, et du terrorisme dans toutes ses formes et manifestations, en particulier, tel que décrit dans le Document final du Sommet mondial de 2005 (§81). • Conformément a la résolution 1996/31 du Conseil économique et social des Nations Unies (ECOSOC) relative au statut consultatif des ONG, ainsi qu’aux critères établis par le D6partement de l’information de l’ONU pour les ONG associées, avoir des objectifs en conformité avec l’esprit, les buts et les principes de la Charte des Nations Unies; • Avoir été dûment constituée au niveau national ou international; • Avoir des statuts ou des règles qui établissent un processus transparent pour la prise de décisions, pour l’élection de ses responsables et membres de son équipe de direction. L’organisation devra avoir l’autorité de parler et agir au nom de ses membres à travers ses représentants habilités et identifiés. Guide du FNUD pour les propositions de projet - 2008

Source: http://www.unifem.org/gender_issues/democratic_governance/docs/third_round_UNDEF_project_proposal_guidelines_fr.pdf